Come organizzare un evento indimenticabile

Progettare un evento importante che riscuota successo, a prima vista sembra facile e divertente, ma in realtà è un’attività che necessita razionalità, capacità di pianificazione e buone doti di socializzazione.

Se preferisci risparmiare e non affidarti a un event planner, niente paura: ti suggeriremo qui qualche piccolo trucchetto che ti sarà utile a capire come organizzare un evento indimenticabile.

Private happening

Confessiamoci una verità importante: organizzare feste private, come matrimoni, prime comunioni, compleanni e anniversari dà un certo gusto, soprattutto perché abbiamo la possibilità di tradurre visivamente quello che abbiamo sempre sognato e desiderato.

Programmazione minuziosa sarà la tua parola d’ordine: il primo step è quello di munirsi di un’app sul proprio smartphone per tenere sotto controllo il budget, le liste degli invitati e i contatti con i fornitori, mettendo in evidenza scadenze e pagamenti. Puoi anche creare qualcosa di molto simile e ugualmente funzionale con le vecchie carta e penna.

Devi ora scegliere la data: ti consigliamo, a meno che non sia un compleanno, di preferire i week-end o i festivi e prefestivi, in modo che i tuoi invitati siano liberi di godersi la festa senza fretta. Non scegliere una data troppo lontana nel tempo (è possibile dimenticarsene), e neppure troppo ravvicinata, perché è probabile che i tuoi ospiti abbiano già preso altri impegni.

Non escludere mai apertamente qualcuno se avete molti amici o parenti in comune: sarebbe una grave caduta di stile.

Business event

Per l’organizzazione di eventi in azienda, occorre che sfoderi tutta la tua meticolosità.

Stabilisci anzitutto da chi è composto target degli invitati. Se si tratta di una corporate, rivolta ai soli dipendenti, o di un trade, per i partner commerciali, o aperto ai consumers, cioè al pubblico, ciò si rifletterà sulle scelte conseguenti.

Per promuovere l’evento puoi scegliere tra e-mail, social network, Whatsapp o una tradizionale lista di telefonate, tutti strumenti validi per fare i tuoi inviti; attenzione a scegliere quello più adatto al tipo di rapporto che hai o vuoi instaurare con i presenti.

Focalizzare l’obiettivo renderà impossibile l’errore di disporre un evento fuori luogo o di dubbio gusto. È chiaro che, ad esempio, l’inaugurazione di un locale prevedrà l’allestimento di un ambiente ufficioso, mentre un incontro con clienti importanti necessiterà di maggiore sobrietà e raffinatezza.

Per ciò che concerne la location, in base al numero degli invitati avrai diverse opzioni. Un evergreen è affittare una delle tante sale congressi dei migliori hotel cittadini, o in alternativa una villa con giardino. Se l’evento è informale e i locali dell’azienda lo consentono, puoi optare per organizzare il tuo evento in loco.

Non dimenticarti del catering e delle pause. Scegli accuratamente un’azienda seria, magari che già conosci: il momento del pasto può essere il più favorevole per creare confidenza e cementificare i rapporti lavorativi.

Infine, un gradito tocco di cura e gentilezza sta nell’invio di e-mail per ringraziare chi ha ossequiato il tuo impegno organizzativo: sarà certamente apprezzata e contribuirà a rendere il tuo evento indimenticabile.